К сожалению, нередко встречаю руководителей, искренне верующих в существование чудо-работников, которые всё сделают сами, не обременяя руководителя. Если и вы так думаете, то читать дальше нет необходимости. Этот пост о правильном контроле, который идёт только на пользу: бизнесу, компании и вам, как руководителю.

Рассмотрим несколько базовых проблем, с которыми сталкиваются собственники и руководители компаний. Но сначала давайте определимся с терминами.

Контроль – это неотъемлемая часть классического цикла управления.

Теоретики менеджмента описали цикл управления ещё в прошлом веке. Этот цикл применим и для управления проектами, и для управления бизнес-процессами.

• Постановка цели – Что нужно сделать?


• Планирование работы– В какие сроки это нужно сделать?


• Организация работы – Какие ресурсы и технологии необходимы?


• Координация – Как будут взаимодействовать участники проекта?


• Контроль – Как отслеживать прогресс и предотвращать риски?


• Мотивация – Как поддерживать команду?

К сожалению, многие современные руководители отдают предпочтение модным управленческим «фичам», которые бесполезны без твёрдой основы, именуемой регулярным менеджментом.

Плохой контроль – это проверка, как в итоге получилось. Выглядит схема плохого контроля так:

• Обнаружили проблему.


• Назначили виноватого.


• Наказали.


• Решили проблему? Нет!


• Проблема может повториться? Да!

При таком «контроле» полученный результат, как правило, не соответствует ожиданиям, да и исправить уже ничего нельзя. Такой контроль нам не нужен.

Почему проекты срываются, а руководители теряют деньги?

«Если сотрудника нужно контролировать, ему не место в компании!» — так думают многие руководители, пока не сталкиваются с провалами.

• Реальность: Без контроля проекты попадают в «точку невозврата» — момент, когда исправить ошибки уже невозможно.


• Последствия: Сорванные сроки, перерасход бюджета, потеря репутации и клиентов.


• Сигналы бедствия: «Всё пропало», «Мы не успели», «Что сказать клиенту?» — если вы слышите это, значит, контроль уже запоздал.

Контрольные точки — ваш страховой полис

Контроль — не слежка, а система раннего предупреждения. Вот как это работает:

• Шаг 1: Разбейте проект на этапы и определите критические точки.


• Шаг 2: Проверяйте прогресс до наступления точки невозврата.


• Шаг 3: Корректируйте курс, пока ещё есть время.

Правило:

• Чем сложнее проект, тем чаще нужно отслеживать контрольные точки.


• Чем ниже квалификация сотрудников, тем больше контрольных точек.


• Чем значительнее последствия рисков, тем больше контрольных точек.


• Чем масштабнее, рискованнее и дороже проект, тем больше контрольных точек.

Пример. Компания специализируется на создании цифрового креативного контента. Проблема до внедрения дополнительных контрольных точек: сроки реализации проектов увеличивались в среднем на 25%, это происходило в 100% случаев и не устраивало заказчиков. Результат после внедрения дополнительных контрольных точек: 90% проектов завершаются в срок.

Предсказуемость вместо хаоса

Хороший контроль — это:

• Сохранённые нервы: Никаких неожиданных сюрпризов в конце проекта.


• Экономия ресурсов: Исправлять ошибки на ранних этапах дешевле.


• Рост доверия: Клиенты и команда ценят руководителей, которые держат руку на пульсе.

Как выглядит грамотный «хороший» контроль?

Качественный и результативный контроль начинается с анализа ситуации в первой контрольной точке. Приведу примерный алгоритм хорошего контроля:

• Провести анализ, как обстоят дела сейчас.


• Сравнить с эталонным или планируемым результатом.


• Есть отклонения? Нет! Информировать заинтересованные стороны.


• Есть отклонения? Да! Выяснить последствия отклонений.


• Ещё можно исправить? Да! Устранить отклонения и продолжить работу по плану.


• Ещё можно исправить? Нет! Принять меры для минимизации рисков. При необходимости откорректировать план.


• Собрать и систематизировать информацию по отклонениям.


• Причина отклонений случайная? Да! Внедрить мероприятия по раннему обнаружению случайных отклонений.


• Причина отклонений случайная? Нет! Найти корневую, системную причину и устранить. Изменить технологии, процессы, систему работы с персоналом.


• Начать цикл с начала.

Кажется длинным? Внедрите систему контроля за 3 шага

• Анализируйте: Сравнивайте текущий прогресс с планом.


• Корректируйте: Если есть отклонения — действуйте сразу.


• Учитесь: Фиксируйте ошибки, чтобы избежать их повторения.

Создайте единую базу знаний для фиксации всех отклонений — будь то обычный Excel или специализированный софт. Анализируйте эти данные раз в месяц, выявляйте повторяющиеся ошибки и внедряйте чек-листы или автоматизированные проверки, чтобы исключить их в будущем. Это сэкономит время, снизит риски и превратит проблемы в уроки для команды.

Система контроля показывает результаты не только в управлении проектами, но и при управлении текущей деятельностью.

Пример. В торговой компании удалось довести показатель «эффективность работы клиентской базы» с 35% до целевого результата 55%.

Вывод:

• Плохо: Проверять выполнение планов менеджерами по продажам только в конце месяца.


• Хорошо: Контролировать промежуточные результаты и принимать меры при первых признаках отставания.

Контроль — не бюрократия, а инструмент для достижения целей бизнеса. Начните использовать его правильно, и ваши проекты будут завершаться в срок, "в бюджете" и с нужным качеством.

Вопрос к вам: Какие методы контроля уже работают в вашей команде? Поделитесь опытом!