ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Готовность бизнеса к оптимизации бизнес-процессов: тест из пяти пунктов. Часть 2

Главная / Публикации / Статьи / Готовность бизнеса к оптимизации бизнес-процессов: тест из пяти пунктов. Часть 2

Готовность бизнеса к оптимизации бизнес-процессов: тест из пяти пунктов. Часть 2   

Полагаю, что ранее вы уже ответили на два вопроса очень важного для руководителей теста в этой СТАТЬЕ.


Там были затронуты пункты:


1. Руководство организации понимает текущие и стратегические задачи бизнеса.


2. Руководство организации признаёт наличие каких-либо проблем.


Вспомните и проверьте свои записи, которые тогда сделали:



Напишите мне в л/с для получения разъяснений. Будем разбираться вместе, это всегда легче и быстрее.



Переходите ниже к пунктам 3-5 теста и определяйте готовность вашего бизнеса к работе по оптимизации бизнес-процессов.


Итак, продолжаем!



Руководство организации на самом высоком уровне готово поддержать проект по оптимизации.


Под руководством в данном случае я имею в виду самое-самое верховное «главнокомандное» руководство. Это ключевой фактор успеха при оптимизации бизнес-процессов. Поверьте!


В ходе оптимизации бизнес-процессов все отношения в компании становятся прозрачными. Иногда подобная прозрачность вызывает недовольство у некоторых руководителей и сотрудников, которым комфортнее работать в автономном режиме, без излишнего внимания к своей «вотчине».


Преимуществ у автаркии масса: можно собственные провалы свалить на смежное подразделение. Пока там разберутся, что к чему… Да и вообще: «Подальше от начальства – поближе к кухне». Разве плохо?


Кроме того, при оптимизации бизнес-процессов часто обнажаются скрытые противоречия между подразделениями или отдельными ключевыми сотрудниками. Разрешить подобные противоречия без вмешательства высшего руководства не представляется возможным.


Пример из практики


Для обеспечения конкурентоспособности компании необходимо было внедрить оплату с помощью банковских карт при доставке продукции клиентам. Служба клиентского сервиса настаивала на необходимости предоставить подобный сервис клиентам, но бухгалтерия организации препятствовала данному нововведению.


Своё нежелание внедрять новый сервис бухгалтерия объясняла «объективными» причинами. А именно, тем, что невозможно внедрить новый механизм оплаты в виду «специфической специфики» структуры компании.


Помогло преодолеть бюрократию только вмешательство первого лица компании. При тщательном анализе ситуации оказалось, что реальных сложностей для внедрения сервиса нет.



Как говорится, хороший аргумент с револьвером в руках действует убедительнее, чем просто хороший аргумент.


Поэтому участие и личная заинтересованность первого лица в результатах проекта – залог получения эффекта от оптимизации бизнес-процессов. Иначе оптимизация будет продолжительной, дорогой и неэффективной.


А как у вас с этим пунктом?


Руководство организации готово поддержать проект на самом высоком уровне?


Выберите ваш вариант: «Да», «Нет», «Не знаю».



В организации имеются необходимые ресурсы для реализации проекта.


Проект по оптимизации бизнес-процессов требует полного погружения в эту работу руководителей подразделений и сотрудников компании. Необходимо будет выделять специальное время в рабочем графике сотрудников для совместного анализа текущих процессов и моделирования новых. 


Кроме этого, потребуются ресурсы, чтобы фиксировать достигнутые договоренности и превращать их в регламенты. Регламенты нужно согласовывать, оттачивать формулировки, приводить в удобный для восприятия всеми пользователями формат. Кто-то этим должен заниматься постоянно.


Но самое главное – всем сотрудникам необходимо будет перестраивать работу:



Все вышеперечисленные активности, как правило, вызывают у сотрудников недовольство, и даже сопротивление.


Работа с преодолением сопротивления нововведениям будет занимать определенное количество времени у руководителей и заинтересованных в проекте лиц. Кроме того, если сотрудникам придется работать интенсивнее или оставаться сверхурочно из-за того, что часть рабочего времени они потратили на «собрания по процессам», - недовольство и саботаж обеспечены.



Справедливости ради стоит сказать, что необходимо отличать типичные отговорки сотрудников, которые не хотят ничего менять, от реальной ситуации «перегруза».


Навык выявления подобных «отговорок» - это своего рода побочный положительный эффект от оптимизации бизнес-процессов.


К числу необходимых ресурсов для реализации проекта по оптимизации бизнес-процессов следует отнести расходы на обучение сотрудников, привлечение консультантов, приобретение специальной литературы, и т.д. Но самый главный и не восполняемый ресурс – это время.


Если вы или ваши подчиненные не умеют планировать свою работу, постоянно находятся в авралах и текучке – целесообразнее начать с решения этой проблемы.


Итак, как вы ответите на вопрос о наличии необходимых ресурсов?


Выберите ваш вариант: «Да», «Нет», «Не знаю».



Руководство организации готово постоянно поддерживать изменения по совершенствованию процессов.


Бизнес-процессы нельзя описать раз и навсегда. Оптимизация – это не проект, а процесс. Постоянный процесс улучшений и изменений. Бизнес-среда очень динамичная, поэтому процессы обязаны отражать все происходящие изменения.


То, что раньше приносило успех, в изменившихся рыночных условиях может и не сработать. Нет ничего хуже, когда устаревшие регламенты сковывают организацию, мешают развитию.


Бизнес-процессы можно и нужно менять и совершенствовать. Без фанатизма, разумеется, но в рамках здравого смысла и бизнес-логики. Поэтому, берясь за проект по оптимизации бизнес-процессов, имейте в виду, что вам необходимо будет выделить определенное количество времени в своем рабочем графике для регулярной работы по мониторингу, анализу, совершенствованию.


Необходимо будет своевременно вносить изменения, упрощать процедуры, ускорять с помощью процессов стратегически важные преобразования.


Итак, готово ли руководство организации к постоянному совершенствованию?


Выберите ваш вариант: «Да», «Нет», «Не знаю».


Теперь перейдём к анализу ответов на тест. Если вы ответили на все пять вопросов «Нет» или «Не знаю», это тоже результат. Значит, преобразования нужно начинать не с бизнес-процессов.


С чего лучше начать это делать, как навести порядок в организации и не сойти с ума, я буду писать в этом блоге. Если у вас остались вопросы – свяжитесь с нами, обсудим.


Присоединяйтесь к нам! 


RUTUBE 


You Tube 


Яндекс дзен 


Телеграм 


ВКонтакте


TenChat