Существует несколько причин заняться оптимизацией бизнес-процессов, главная из которых, разумеется, – это повышение эффективности.
А что же такое эффективность?
Эффективность – это возможность и способность бизнеса произвести как можно больше ценного конечного продукта с наименьшими затратами.
А что нужно для этого?
А для этого нужны оптимальные бизнес-процессы.
Как это на практике?
А вот как.
- Бизнес-процесс – это последовательность действий, приводящих к результату.
- На входе в бизнес-процесс имеются требования к ожидаемому результату или ценному конечному продукту.
- На выходе из бизнес-процесса должен получиться этот самый долгожданный ценный конечный продукт.
- Для обеспечения нормального хода бизнес-процесса нужны соответствующие ресурсы: материалы, информация, время, деньги и т.д.
- Для реализации бизнес-процесса нужны участники бизнес-процесса, т.е. люди, которые выполняют последовательность действий.
- Для минимизации рисков срыва последовательности выполняемых людьми действий нужна система управления процессом.
- Управляет бизнес-процессом владелец бизнес-процесса.
- У владельца бизнес-процесса должны быть полномочия и необходимые компетенции.
- Для упрощения процедуры контроля и снижения затрат на управление нужны регламенты, инструкции, стандарты и т.д.
- Для контроля промежуточных показателей бизнес-процесса нужны метрики.
- Для измерения эффективности всего бизнес-процесса используют показатели.
- А для того, чтобы всё это работало без сбоев и потерь, необходима особая корпоративная культура.
С учётом всех вышеперечисленных факторов мы и оптимизируем бизнес-процессы.
Отсутствие любого из перечисленных выше параметров приводит к сбоям в бизнес-процессах.
Сбой в бизнес-процессах приводит к срывам сроков, увеличению стоимости, жалобам клиентов и иным отклонениям показателей бизнес-процессов.
Например, если мы не обозначили чёткую последовательность действий, то наши сотрудники имеют полное моральное право самостоятельно определить, в какой именно последовательности выполнять те или иные функции.
В такой ситуации у нас возникают риски из-за принятия нашими сотрудниками неоптимального решения.
Если наши исполнители недостаточно обучены или у них нет нужных компетенций и технологии выполнения своих функций, то показатели бизнес-процесса могут быть не достигнуты.
Если у владельца бизнес-процесса не хватает полномочий или компетенций для осуществления качественного управления, то возникает риск неуправляемости.
Если мы не определили метрики (промежуточные показатели), то нивелировали собственные усилия по контролю. В этом случае у нас сразу возникает риск пропустить «точку невозврата», после которой получить ожидаемый результат в срок не получится.
Ну а если мы вообще не определили показатели бизнес-процесса, то увидеть возможности для оптимизации или улучшений мы вряд ли сможем.
И, наконец, если корпоративная культура не способствует развитию качественных коммуникаций, если участники бизнес-процесса и потребители ценного конечного продукта бизнес-процесса не умеют договариваться и совместно решать задачи на «стыке» их полномочий, то управление по процессам не приведет к ожидаемой эффективности.
