ваш инструмент для достижения
бизнес-целей.

Персональные данные работников

Главная / Публикации / Персональные данные работников

Персональные данные работников   

Персональные данные работников – это любая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Работодатель не вправе требовать от работников больше, чем записано в ТК РФ.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность. Обязанность указывать в нем сведения об адресах сторон договора, их семейном положении и наличии детей в законе отсутствует. Однако по усмотрению сторон трудовых отношений данные сведения могут быть внесены в трудовой договор.

Получив персональные данные, работодатель в силу требований законодательства обязан их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия работника (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении персональных данных.

В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством. Работники (застрахованные лица) обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 указанного Закона).

Несоответствие реальных персональных данных о работнике и данных в кадровых документах может повлечь проблемы для самого работника (например при подтверждении страхового стажа для начисления трудовой пенсии) или при получении кредита, если в справке 2-НДФЛ будут содержать не актуальные данные. Из-за недостоверных данных у них могут возникнуть трудности.

Таким образом, своевременное внесение указанных изменений - в интересах самого работника. 

В тоже время, работодателю как налоговому агенту в случае представления документов, предусмотренных НК РФ и содержащих недостоверные сведения, грозит штраф в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2016)).

Во избежание подобных проблем следует разработать в организации порядок обработки персональных данных работников.

Условие об информировании о персональных данных можно закрепить в трудовом договоре. Только не в разделе «Обязанности работника». Безопаснее не использовать слово «обязан».

Можно составить информационный документ, в котором прописать, какие последствия ждут работника, если он не сообщит актуальные персональные данные или установить порядок обработки персональных данных работников в локальном нормативном акте.

И хотя само по себе это не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление соответствующей обязанности, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных.

Но такой документ может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях представления их в различные государственные органы