Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации.
Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.
В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.
Документация, имеющая срок хранения "постоянно", но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимают ЭПК архивных органов, учреждений.
После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой, согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", ответственность в установленном законом порядке.
Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
Гусятникова Д.Е. Кадровый учет "с нуля".
Cм. также
Передача документов в архив
Внутреннее совместительство и совмещение
Типичные ошибки при приеме на работу и правила их исправления
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Аудит кадрового делопроизводства
Трудовой договор - порядок заключения, существенные условия
Перечень документов при приеме на работу. Персональные данные работника
Журналы по кадровому учету
О правилах внутреннего трудового распорядка
Примерная форма коллективного договора
Документы по кадровому учету на предприятии
